Die wichtigste Software fürs Home Office
Um auch im Home Office effektiv und zielgerichtet arbeiten zu können, muss nicht nur die passende Hardware zur Hand sein. Mit diesen Tools kannst du effektiv von zu Hause mit deinen Kollegen kommunizieren, Dateien gemeinsam bearbeiten und Projekte erfolgreich planen.
Ok, so ehrlich muss man wohl sein: ein bisschen haben wir uns inzwischen alle schon ans Home Office – mit all seinen Vor- und Nachteilen – gewöhnt. Videomeetings in legerer (Unter-)Bekleidung, die auf den frühen Nachmittag verschobene Dusche oder die Möglichkeit jederzeit ein kurzes Powernap einzulegen, haben irgendwie schon ihre Vorteile.
Auf der anderen Seite hat man aber auch mit Problemen zu kämpfen, auf die man im Büro wohl nicht treffen würde. Oft hat das freilich einen technischen Hintergrund. Ein nicht vorhandener (oder nicht richtig funktionierender) Drucker und eine langsame Internetverbindung können einem die Freude an der Heimarbeit recht schnell vermiesen.
Zumindest in Sachen „Schnelles Internet im Home Office“ haben wir dir schon vor geraumer Zeit ein paar wertvolle Tipps in unserem Blog online gestellt.
Gute Ausstattung und Support ist wichtig
Die meisten Firmen gehen das Thema Home Office sehr professionell an. Mitarbeiter kriegen die passende Hardware und Software sowie Hilfestellung bei Problemen. Das macht es nicht nur für Mitarbeiter einfacher, auch die Unternehmen selbst profitieren davon, weil sie ihre IT weiterhin im Griff haben und die Mitarbeiter nicht Zeit damit verschwenden, irgendwelche Programme am Privatrechner zu konfigurieren.
Doch nicht überall ist die Heimarbeit so gut organisiert. Es reicht nämlich beispielsweise nicht aus, wenn sich Kollegen nur per E-Mail oder Telefon austauschen können.
Vor allem bei größeren Teams, die eng zusammenarbeiten sind Echtzeitkommunikations-Tools, Videokonferenzen und Sprachchats ein sehr wichtiges Werkzeug. Denn erst wenn die Basis stimmt, können Mitarbeit auch im Home Office voll und effektiv durchstarten.
Die wichtigsten Tools fürs Home Office
Glücklicherweise gibt es eine große Auswahl von nützlichen Programmen, die Zusammenarbeit mit den Kollegen auch im Home Office zu einem Kinderspiel machen. Konkret empfehlen wir für das Home Office folgende Tools als Basis:
- eine Chat-App
- eine Videokonferenz-Software
- eine Projektmanagement-Software
- Cloud-Tools für die Zusammenarbeit und
- eine sichere Verbindung zum Unternehmensnetzwerk
Integrierte Kommunikation im Home Office
Eines der größten Probleme im Homeoffice: sich mit den Kollegen abzustimmen. E-Mails mit meterlangen Verteilerlisten sorgen bekanntlich für Chaos und beschäftigen auch jene Kollegen, die mit der Sache eigentlich gar nichts zu tun haben. Abhilfe können da innovative Chat-Tools schaffen. Über verschiedene Kanäle können sich Mitarbeiter zu einem Thema oder Projekt unterhalten – alle, die es betrifft, sind dann im Bilde.
Microsoft Teams
Ist einer der meist genutzten Chat, Telefonie und Videomeeting Software Lösungen. Teams ist Teil von Microsofts Cloud-Dienst Office 365. Weil die Integration der Office-Programme einfach ist, nutzen es inzwischen auch viele Firmen und sogar Schulen. Teams ist die erste Wahl, wenn das Unternehmen vorrangig mit Microsoft Software arbeitet. Erfreulich: Teams ist in der Basisversion kostenlos.
Slack
Slack startete seinen Siegeszug vom Silicon Valley aus und ist bei vielen Startups beliebt. In Slack lassen sich einfach auch andere Tools integrieren wie Zoom, Cisco Webex Meetings und Google+ Hangouts. Mitarbeiter können in offenen und geschlossenen Chats miteinander kommunizieren. Nachrichten und Dateien werden ständig archiviert und sind per Suchfunktion zu finden. Zudem gibt es eigene Audio- und Videokonferenz-Funktionen, die allerdings auf 15 Teilnehmer begrenzt sind (im Regelfall ist das aber ausreichend). Slack ist in der Basisversion gratis, kostet mit zusätzlichen Funktionen bis zu 11,75 Euro pro Monat und Nutzer.
Video und Online Meetings
Konferenzen mit Kunden und Kollegen müssen auch während Corona stattfinden – nur halt virtuell. Experten raten hier zu Videoanrufen, weil bei Online Meetings oder der schriftlichen Kommunikation mangels Gestik und Mimik oft Missverständnisse entstehen können. Somit sind Videomeetings um ein vielfaches effektiver.
Zoom
Die Software bietet hochauflösende Videokonferenzen, auch via Smartphone. Bildschirme können geteilt, an gemeinsamen Whiteboards kann gearbeitet werden. In der kostenfreien Version sind die Gruppenkonferenzen auf 40 Minuten begrenzt (eine anschließende Fortsetzung ist allerdings möglich). Die Basisversion ist gratis, die umfassendste Version kostet 18,99 Euro pro Monat und Team. Noch immer nicht ganz geklärt sind diverse Sicherheitsbedenken, nachdem Zoom hier in die Kritik geraten ist. Die Entwickler haben zwischenzeitlich aber bereits Verbesserungen durchgeführt bzw. weitere angekündigt.
Skype
Das bekannte und kostenlose Microsoft-Programm hat eine Chatfunktion und unterstützt Videokonferenzen und IP-Telefonie mit bis zu 50 Teilnehmern. Das Programm ist weit verbreitet, wird aber mittelfristig von Microsoft Teams abgelöst.
TeamSpeak
Wird von vielen Gamern verwendet und bietet als USP eine exzellente Sprachqualität und eine Verschlüsselung auf Militärniveau. TeamSpeak ist eine Software, mit der sich unkompliziert und schnell Sprachkonferenzen erstellen lassen. TeamSpeak unterstützt auch die Erstellung von spezifischen Chaträumen, in denen sich die jeweiligen Teams treffen und sich miteinander unterhalten können. Der Client steht kostenlos zur Verfügung, TeamSpeak-Server lassen sich für bis zu 32-Personen ebenfalls kostenlos nutzen.
Discord
Discord ist ein kostenloses Sprach- und Text-Chat-Tool, das ebenfalls für Homeoffice- und Teams-Anwender geeignet ist – wie TeamSpeak kommt es ursprünglich aus dem Gaming-Bereich. Mit Discord lassen sich Sprach- und Videokonferenzen abhalten, sowie Chats und Instant Messaging ausführen. Discord ist schnell und einfach einsatzbereit und leicht in der Anwendung. Discord bietet nahezu alle Funktionen, die auch Skype und TeamSpeak anbieten.
Dokumente bearbeiten, Termine organisieren
Im Büro sorgen Netzwerklaufwerke und gemeinsame Server dafür, dass Mitarbeiter gemeinsam an Dateien arbeiten können. Steht keine VPN-Verbindung zu den Servern zur Verfügung, werden Dokumente, Excel-Dateien und Präsentationen oft umständlich per Mail verschickt. Das hat den Nachteil, dass irgendwann hunderte Versionen einer Datei existieren, von der schlussendlich keiner mehr weiß, welche nun eigentlich den aktuellen Stand darstellt. Besser ist es hier, die Datei in einen Cloud-Speicher zu laden, wo sie auch von jedem „live“ und direkt bearbeitet werden kann.
Google Drive bzw. Google Docs
Dokumente, Präsentationen oder Tabellenkalkulationen können von mehreren Kollegen gleichzeitig und in Echtzeit bearbeitet werden, ohne dass dabei Inhalte überschrieben werden. Bis 15 GB Speicherplatz sind kostenlos. Die Google Suite als professionelle Businesslösung mit einem vielfältigen Angebot zur Kollaboration kostet pro Mitarbeiter mindestens sieben Euro pro Monat.
Microsoft One Drive
Der Microsoft-Dienst bietet ähnliche Funktionen wie Google. Im Firmenumfeld kostet es je nach Umfang zwischen 4,20 und 10,50 Euro pro Nutzer und Monat.
Dropbox
Der praktische und inzwischen auch sehr bekannte Online-Speicher macht es einfach, Dateien an jeden zu senden bzw. diese zur Bearbeitung freizugeben. Dropbox ist ein Zentralspeicher, an dem ein Team alle Dateien und Inhalte organisieren kann.
Tresorit
Wem Dropbox zu unsicher ist, der findet beim Schweizer Anbieter eine wesentlich höhere Sicherheitsstufe vor. Statt die Daten lediglich auf den Servern zu verschlüsseln, bringt Tresorit eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung an den Start. Alle Daten werden lokal verschlüsselt und verlassen erst dann die Endgeräte. Beim Download von Dateien aus Tresorit wandern die verschlüsselten Daten zurück auf die Endgeräte und werden erst dort wieder entschlüsselt. Weder Passwörter noch Schlüssel werden bei Tresorit gespeichert, sodass sich Ihre Daten nur von Ihnen einsehen lassen. Ein Haken ist, dass man selbst Privatnutzer rund 8 Euro (Premium) bezahlen müssen. Mit „Tresorit Basic Plan“ gibt es aber auch eine kostenlose Alternative. In diesem Fall ist der Speicherplatz auf nur 3 GByte begrenzt und es gibt funktionelle Einschränkungen.
Doodle
Um einen Termin mit allen Kollegen zu finden, eignet sich Doodle hervorragend. In einer kleinen Umfrage gibt jeder seine Verfügbarkeiten an und das Tool schlägt den für alle geeigneten Zeitpunkt vor. Die Basisversion ist kostenlos.
Projekte managen
Mittlerweile sind viele Teams geographisch breit gestreut und arbeiten von unterwegs. Umso wichtiger ist die Möglichkeit, bei Projekten den jeweiligen Status einzusehen und bearbeiten zu können. Genau das stellt ein leistungsfähiges Projektmanagement-Tool sicher. Dieses Werkzeug schafft quasi virtuelle Büros und Arbeitsräume und erlaubt den gemeinsamen Zugriff auf Projektdaten, die Dokumentation sowie die Verwaltung und Zuteilung von Ressourcen und Verantwortlichkeiten.
Trello
Trello hilft beim Projektmanagement und ermöglicht eine möglichst effektive Kommunikation zwischen Teammitgliedern. Über die Software lassen sich auch Aufgaben verteilen und deren Erledigung nachverfolgen. Auch Apps für Smartphones und Tablets stehen zur Verfügung.
Confluence
Confluence ist eine zentrale Datenbank für Wissensmanagement und Dokumentenorganisation. Von Besprechungsnotizen bis hin zu Projektplänen können Teams flexible Arbeitsbereiche einrichten. Confluence kann auch als Austauschpunkt für unternehmensweite Ankündigungen bzw. Aktualisierungen genutzt werden.
Auf Computer und Daten im Büro zugreifen
Man sitzt Zuhause im Home Office und muss unbedingt an die Daten des Rechners im Büro ran. Will man dazu nicht extra ins Büro fahren, braucht man Remote-Zugriffs-Tools, die einen Fernzugriff erlauben und Desktop-Sharing anbieten. Noch einfacher geht’s freilich mit einer direkten, von der IT-Abteilung aufgesetzten VPN-Verbindung.
TeamViewer
Mit TeamViewer können Anwender via Internet auf ihren Büro-Computer zugreifen. Dazu muss auf dem entsprechenden Rechner allerdings TeamViewer installiert sein und das Gerät laufen. Die Software steht für Privatanwender bzw. den nicht-kommerziellen Einsatz kostenlos zur Verfügung; Unternehmenskunden müssen den Einsatz bezahlen, wobei das Produkt 27,90 Euro kostet. Mit der Software kann nahezu uneingeschränkt auf den Remote-Rechner zugegriffen und mit allen dort installierten Programmen gearbeitet werden, weil der PC via TeamViewer nur aus der Ferne bedient, also ferngesteuert wird. TeamViewer unterstützt Windows, Linux und macOS und hat den Vorteil, relativ schnell einsatzbereit zu sein.
Remotedesktop
Das Remotedesktop-Protokoll ist Bestandteil von Windows 10 Pro und Enterprise und auch in Windows 8/8.1 sowie Windows 7 Professional und Enterprise verfügbar. Nach der Aktivierung in den Systemeigenschaften können Anwender im Netzwerk auf den Remotedesktop zugreifen. Im Gegensatz zu TeamViewer funktioniert der Remotedesktop aber nur im eigenen Netzwerk. Um über das Internet von zu Hause aus auf den Computer zuzugreifen, wird daher eine eigene VPN-Verbindung benötigt.
OpenVPN
OpenVPN ist eine Open Source-Lösung, mit der Unternehmen einen VPN-Zugang zum Netzwerk schnell, einfach und kostenlos aufbauen können. Anwender können sich mit dem OpenVPN-Client von zu Hause einwählen und haben dann Zugriff auf die Ressourcen im Netzwerk – genau so, wie alle lokalen Rechner. Mittels OpenVPN kann übrigens auch der zuvor erwähnte Remotedesktop genutzt werden.
Jede Menge Tipps und Tricks sowie eine ausführliche Übersicht über geeignete Plattformen und Tools, um Kommunikation und inhaltliche Arbeit in einem Unternehmen zu organisieren, finden du auch in unserem Blog-Beitrag „Gutes Teamwork: Eine Frage der Software“.
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Evelyn Heinrich
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