Ordnerstruktur – die 5 besten Tipps gegen das digitale Chaos

Ordner als „Gefäße für Dokumente“ haben sich an so ziemlich jedem Arbeitsplatz eingebürgert. Doch wie und ob du diese Ordner überhaupt miteinander verknüpfst, ist eine entscheidende Frage. Grob kann man zwischen drei Ablagesystemen unterscheiden, die jeweils ihrer eigenen Logik folgen.

Anders als in der heimischen Küche, wo meistens nur du selbst kochst, ist die Ordnerstruktur innerhalb einer Firma eine kollektive Angelegenheit. Verschiebt, löscht und markiert jeder unkoordiniert vor sich hin, helfen auch die besten und strukturiertesten Intentionen der Einzelnen nichts. Bei der Verbesserung der Auffindbarkeit von Dokumenten zählen also nur Maßnahmen, die für alle gelten und von denen jeder weiß. Gerade in Zeiten von Cloud-Lösungen, wie z. B. mit Google Drive, müssen alle darauf achten, dass die Struktur nicht verwildert, auch wenn alle darauf Zugriff haben.

Bereits in den Sechzigern fand der Psychologe George A. Miller heraus, dass die Zahl Sieben und das menschliche Gedächtnis in einer besonderen Beziehung zueinander stehen. Diese Magical Number Seven sei laut Miller die maximale Anzahl an Informationseinheiten, die ein Mensch im Kurzzeitgedächtnis behalten kann. Diese Theorie fand in vielen Feldern Beachtung, für deine Dokumenten-Ordner heißt sie folgendes: Niemals mehr als sieben (+/- zwei) Ordner pro Hierarchieebene! Dieser Ansatz berücksichtigt die Kapazitäten des menschlichen Gehirns und macht Einsichten der Psychologie für den Arbeitsalltag fruchtbar. Und gibt dir nebenbei eine ganz einfache Faustregel an die Hand, an die du dich (fast) immer halten kannst.

Ordner und Dateien werden in der Regel alphabetisch geordnet. Um dies für eine Struktur nach eigenem Geschmack zu umgehen, empfiehlt es sich die Ordner zusätzlich mit Zahlen zu versehen und damit in die gewünschte Reihung zu bringen. Zum Beispiel: 01_Strategie, 02_Personal, 03_Finanz, usw.

Der Dateiname sollte möglichst beschreibend sein, eine Dateibenennung zusammengesetzt aus Datum, Dateibeschreibung, Versionsnummer und Dateiersteller- bzw. Dateibearbeiter-Namenskürzel ist schon mal ein guter Start. Zum Beispiel heißt bei mir die Textdatei für diesen Blogbeitrag: „2021-05-27_Blogbeitrag-Ordnerstruktur_wd_v03.txt“

Du bist nicht allein auf deiner Suche nach verloren geglaubten Dokumenten und einer sinnvollen Lösung für eine bessere Ordnung. Stattdessen gibt es zahlreiche kleine Hilfen, die dir das Auffinden und Abspeichern für die Zukunft erleichtern. Denn auch das intuitivste System muss nicht alle Probleme ganz allein lösen.

Was anderen wie die vollkommene Anarchie vorkommen mag, ist für die einen die perfekt eingerichtete Küche. Und so hat auch am Computer jeder seinen Weg gefunden, Dokumente abzuspeichern und zu finden. Doch sobald, wie in einem Unternehmen, mehrere Menschen sich auf einen aufgeräumten digitalen Dateien-Schrank verlassen müssen, braucht es ein Konzept. Und das ist am besten so übersichtlich, allgemeingültig und konsequent wie möglich. Schaffst du es, unsere fünf Tipps zu befolgen, gehören die Irrfahrten durch die Strudel und Abzweigungen der Datei-Ordner der Vergangenheit an.