8 Bausteine für die perfekte Abwesenheitsnotiz

Egal welches E-Mail-Programm du verwendest, zunächst einmal solltest du deinen Abwesenheitsassistenten einrichten. Der kann teilweise ziemlich versteckt sein, wir haben daher einige der größten Anbieter herausgepickt und deren jeweilige Anleitung verlinkt:

Egal ob Outlook oder Gmail, es gibt ein paar Informationen, die du vor deiner Abreise auf jeden Fall in deine Abwesenheitsnotiz inkludieren solltest. Wir haben diese acht Bausteine zusammengefasst:

1. Betreff : Mach den Empfängerinnen und Empfängern bereits im Betreff klar, worum es geht. Es ist üblich, kein Blatt vor den Mund zu nehmen und sofort das Wort „Abwesenheitsnotiz“ in den Betreff zu schreiben. Du musst aber auch nicht direkt zeigen, worum es geht. Alternativ kannst du hier also ruhig „Bitte um etwas Geduld“ schreiben.

2. Anrede: Der Text jeder Abwesenheitsnotiz sollte mit einer Anrede begonnen werden. Da die automatische Antwort ja nicht genau weiß, wer dir da geschrieben hat, empfiehlt es sich, eine förmliche Anrede zu wählen, die beide Geschlechter anspricht.

3. Dank: Der Dank für die Nachricht kann sowohl separat, als auch in Verbindung mit der Anrede erfolgen. Egal wofür du dich entscheidest, du suggerierst den Absendenden dadurch Wertschätzung, auch wenn du gerade nicht erreichbar bist.

4. Zeitraum der Abwesenheit: Im Herzstück der Abwesenheitsnotiz sollte klipp und klar stehen, von wann bis wann du nicht erreichbar bist. Wahlweise kannst du natürlich auch den Grund deiner Abwesenheit angeben, das ist jedoch kein Muss. Andersherum: Wenn du für eine unbestimmte Zeit abwesend bist, genügt es, nur den Grund zu nennen.

5. Weiterleitung: Teile den Empfängerinnen und Empfängern mit, was mit ihren E-Mails während deiner Abwesenheit passiert: Bleiben sie in deinem Postfach oder werden sie weitergeleitet? Je nach Klientel kann es hier durchaus sinnvoll sein, E-Mails nicht weiterzuleiten und einen bestimmten Grund anzugeben.

6. Alternative: Jemand deiner Kolleginnen oder Kollegen hat das Glück, dich während deiner Abwesenheit zu vertreten? Teile auch das den Empfängerinnen mit. Schreibe dazu, wer dich währenddessen vertritt und wie man diese Person erreichen kann. Dabei solltest du die Vertretung nur auf Notfälle reduzieren, um weniger dringliche Anliegen herauszufiltern – und deine Kolleginnen und Kollegen zu schonen.

7. Schlussformel: Wie in einer normalen E-Mail ist es auch bei einer automatischen Antwort üblich, ein Schlusswort am Ende anzuführen. Je nach deiner Klientel kannst du hier, ähnlich wie bei deiner Grußformel, zwischen einer förmlichen oder legeren Alternative wählen.

8. Internationalität: Wenn du mit Kolleginnen und Kollegen oder Kunden aus dem Ausland zusammenarbeitest, solltest du nicht vergessen, deine Abwesenheitsnotiz auch auf Englisch zu schreiben. Hier ist es wichtig zu beachten, dass sich die Angabe von Datumsangaben vom Deutschen unterscheidet.

Denk bei der Formulierung deiner Abwesenheitsnotiz immer daran, wer Ihre Nachricht liest. Grundsätzlich gilt hier: Je größer der Leserkreis, desto allgemeiner sollte man die Nachricht schreiben. Außerdem solltest du die Unternehmenskultur immer im Hinterkopf behalten, um dich nicht im Ton zu vergreifen. Eine Nachricht wie:

…mag für deine persönlichen Kontakte durchaus adäquat erscheinen, für andere Kolleginnen und Kollegen oder Kunden ist sie jedoch der falsche Ansatz.

Damit du nicht lange grübeln musst, was jetzt die richtige Formulierung für dein Unternehmen ist, haben wir hier ein paar Beispieltexte für alle Fälle vorbereitet:

Im E-Mail-Verkehr mit Kundinnen und Kunden ist man mit formellen Abwesenheitsnotizen immer auf der richtigen Seite. Doch auch wenn du nur mit Kolleginnen und Kollegen per Mail kommunizierst, bedeutet das nicht Narrenfreiheit! Auf Stilmittel wie Schadenfreude oder Ignoranz solltest du lieber verzichten. Auch irrelevante Zusätze, die nichts mit deiner Abwesenheit zu tun haben, sind fehl am Platz. Auch hier gilt: Weniger ist mehr! Da „worst practices“ aber immer für ein bisschen Unterhaltung gut sind, haben wir auch hier einige Beispiele für dich (natürlich nur zur Veranschaulichung):