VoIP-Telefonanlagen – IT-Infrastruktur Teil 5
Die digitale Transformation macht auch vor der Telefonanlage nicht Halt. Voice-over-Internet-Protocol (VoIP) bringt Unternehmen erhebliche Kostenvorteile, ist nahezu endlos skalierbar und ermöglicht flexiblere Arbeits- und Kommunikationswege.
Noch ist sie in vielen Unternehmen zu finden, die klassische Telefonanlage. Die Zeichen der Zeit stehen aber auch hier ganz klar auf das Internet Protocol (IP). Alles läuft heute bereits über Computernetzwerke, wieso also nicht auch die Sprachtelefonie? Zumal VoIP-Anlagen viele Pluspunkte mit sich bringen – etwa auf der Kostenseite.
Vorteile einer VoIP-Telefonanlage
Aber nicht nur das: auch im geschäftlichen Alltag bietet IP-Telefonie den Unternehmen zahlreiche Vorteile. Vor allem dann, wenn Mitarbeiter beispielsweise oft im Außendienst unterwegs oder im Homeoffice sind. Durch die hohe Flexibilität können diese problemlos ortsungebunden arbeiten und sind trotzdem über ihre gewohnte Festnetznummer erreichbar und können via Internet telefonieren. Einzige Voraussetzung ist hier, dass ein Softwaretelefon (eine App) auf dem Notebook, Tablet oder Smartphone des jeweiligen Mitarbeiters installiert wird.
Ebenfalls sehr einfach gestaltet sich die Verwaltung der Anlage, die im Regelfall webbasiert über einen Browser geschieht. Rufumleitungen können per Mausklick eingerichtet, Rufnummern gesperrt, Präsenzinformationen gesandt oder Telefon-Meetings geplant werden. Über Schnittstellen kann die VoIP-Anlage auch mit Microsoft Exchange oder einem CRM-System, also der jeweiligen Kundendatenbank, verknüpft werden. Läutet beim Mitarbeiter das Telefon, poppen – basierend auf der anrufenden Telefonnummer – umgehend alle wichtigen Kundendaten am Bildschirm auf. Kundengespräche können dadurch schneller, persönlicher und effizienter geführt werden.
Server statt Telefonanlage
Für Unternehmen ebenfalls sehr interessant ist die flexible Skalierbarkeit der Anlage. IP-Anlagenanschlüsse, die so genannten SIP-Trunks, stellen nämlich eine variable Anzahl an Sprachkanälen bereit, ohne dass ein neues Gerät angeschlossen oder neue Kabel verlegt werden müssen. Werden mehr Kanäle benötigt, können diese einfach dazu gebucht – und später natürlich auch wieder problemlos gekündigt – werden. Vereinfacht gesagt verbindet ein SIP-Trunk eine VoIP-fähige Telefonanlage auf Basis einer Datenleitung mit einem Telefonie-Provider. Er ermöglicht es auch, mehrere parallele Telefonverbindungen verschiedener Nebenstellen gleichzeitig aufzubauen. Das Session Initiation Protocol (SIP) übernimmt dabei die Aufgabe der Steuerung der IP-basierten Sprachverbindungen.
Im Unternehmen selbst steht dann statt einer Telefonanlage ein Telefonie-Server, der in die unternehmensweite Netzwerk-Infrastruktur eingebettet ist. Dieser Server ist für alle Vermittlungsprozesse und Verbindungsanforderungen verantwortlich. Er übernimmt jene Aufgaben, die praktisch der einer klassischen Telefonanlage entsprechen. Ein zusätzliches VoIP-Gateway stellt außerdem eine Verbindung ins klassische Telefonnetz her. Häufig sind Server und Gateway als Hardware und Software miteinander kombiniert.
Bandbreite muss vorhanden sein
Bei der VoIP-Telefonie wandelt ein VoIP-Endgerät (ein VoIP-Tischtelefon oder ein VoIP-Software-Telefon) die Sprache in kleine Datenpakete um und komprimiert diese. Die Datenpakete werden dann über das Computernetzwerk (intern) bzw. das Internet (extern) zum anderen Teilnehmer übertragen. Das dort installierte VoIP-Gerät wandelt die Datenpakete dann wieder in Sound um und gibt diesen aus.
Vorausgesetzt die Bandbreite stimmt, passt übrigens auch die VoIP-Sprachqualität. Das VoIP-Telefonat muss sich eine Datenleitung nämlich mit hunderten weiteren Anwendungen teilen. Steht zu wenig Bandbreite zur Verfügung, ist für die Daten des VoIP-Telefonats nicht mehr genug Platz. Es kommt zu Störungen wie Sprachaussetzern oder das Gespräch bricht eventuell sogar ganz ab. Um solchen Problemen vorzubeugen gibt es allerdings so genannte QoS (Quality of Service) Mechanismen. Mittels QoS-Technologie kann man sein Netzwerk so konfigurieren, dass VoIP-Telefonate beispielsweise immer die höchste Priorität haben und vor allen anderen Daten übertragen werden. So kommt es auch bei VoIP-Telefonaten zu einer gleichbleibend hohen Sprachqualität.
Keine Angst vorm Umstieg
Insgesamt bieten VoIP-Anlagen weitaus mehr Funktionalitäten als klassische Telefonanlagen – und sind zudem erheblich billiger und flexibler im Betrieb. Tatsache ist auch, dass in Zukunft kein Weg an VoIP vorbei führen wird. Aus diesem Grund empfiehlt es sich schon heute, eine Migration zur IP-Telefonie zu planen. In Österreich gibt’s zwar noch keinen konkreten Zeitplan zur ISDN-Abschaltung, lange wird’s aber vermutlich nicht mehr dauern. International ist das ISDN-Aus nämlich schon sehr weit fortgeschritten.
Am einfachsten funktioniert der Umstieg, wenn im Unternehmen bereits eine so genannte Hybridanlage im Einsatz ist. Diese kann mit überschaubarem Aufwand IP-fähig gemacht werden. Handelt es sich allerdings um eine reine ISDN-Anlage, gibt es verschiedene Möglichkeiten bei der Umstellung. Eine davon besteht darin, ein externes Gateway vorzuschalten, mit dem das bestehende System weiterverwendet werden kann. Diese Möglichkeit ist aber alles andere als optimal und nicht zu empfehlen. Besser ist es, das alte Telefonsystem durch eine neue IP-Anlage zu ersetzen. Handelt es sich bei der neuen IP-Lösung um das Nachfolgemodell der alten ISDN-Anlage, können unter Umständen sogar bereits vorhandene Endgeräte weiter genutzt werden.
Eine dritte Variante ist der komplette Schwenk auf eine Cloud-basierte Lösung – im Vergleich zur lokalen Telefonanlage die kostengünstigere und flexiblere Alternative. Vor allem weil die hohen Anfangsinvestitionen sowie Administrations- und Unterhaltskosten entfallen.
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